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这份指南助你轻松解决项目进度管理难题

  • 2020-09-07

我们在项目管理过程中经常会遇到“计划赶不上变化”的问题,比如:

明明一开始做好了计划,却常常超时;

明明各种工作进展顺利,却因“突发事件”不得不延迟项目;

明明事先分工明确,却在实践操作过程中频繁出现任务混杂、遗漏等错误。

这些问题都是因为项目进度管理没有做好导致的!相信对每个管理者来说,以尽可能低的成本完成项目既是目标也是挑战,但并非每个项目都能“如期完成”,因此根据项目实际情况进行调整,对项目进度做好把控,是每个管理者对项目进行预判的核心工作。

 

那么什么是项目进度管理?

项目进度管理有什么作用?

怎样做好项目进度管理或者有哪些工具能帮助做好项目进度管理呢?

面对这一连串的灵魂拷问,你的脑子里是否浮现出了很多问号?没关系,就在今天全部为你解答完毕。

一、什么是项目进度管理

项目进度管理是指在项目实施过程中,对各阶段的进展程度和项目最终完成的期限所进行的管理。在规定的时间内,拟定出合理且经济的进度计划,在执行该计划的过程中,如果出现偏差,便要及时找出原因,采取必要的补救措施或调整。项目进度管理目的是保证项目能在满足其时间约束条件的前提下实现其总体目标。

项目进度管理包含两部分的内容:

1、项目进度计划制定

项目进度计划制定是项目进度管理中的首要一环,必须以项目范围管理为基础,针对项目范围的内容要求,有针对性的安排项目活动。

2、项目进度计划执行

俗话说“光说不练假把式”,一个再完美的计划如果不经实践检验那么这个计划就没有意义。因此我们需要充分考虑实际操作的可行性,充分调动每个员工的执行力,保证项目进度计划能够又好又快执行。

既然我们了解了项目进度管理是什么,那么做好项目进度管理又有哪些作用呢?

二、项目进度管理的作用

前文说到“计划赶不上变化”、“说时容易做时难”等项目进程管理中会遇到的头疼事,但是如果做好有效的项目进度管理,这些头疼事不仅会减少,并且让项目进展“一帆风顺”。做好项目进度管理能够帮助管理者及时了解项目进度、提高团队协作能力、对项目进展过程中出现的“突发情况”及时作出反应。

了解了项目进度管理给我们的工作带来的帮助,我们还可以借助一些工具来帮助我们更好的进行项目进度管理。

三、如何做好项目进度管理

要做好项目进度管理,需掌握合适的方法和应用好合适的工具才能达到实现事半功倍的效果,以下建议供大家参考:

1、密切监控项目进度,早发现问题早解决

实际上在项目管理过程中遇到的很多问题,都可以提早进行解决,而不是等到问题严重到影响项目整体进度了才开始采取行动;所以一定要密切关注项目进度。

比如利用甘特图这个工具,来显示某些时间相关的活动(任务、阶段、项目等)随着时间进展的情况,方便项目管理者直观地查看活动进度,把控全局:

捷为iMIS-PM系统中,甘特图可以根据你的需要自动生成;借助捷为iMIS-PM的甘特图功能,我们在进行项目进度管理的过程中可以非常直观的看到:任务计划的持续时间、任务具体的开始时间和结束时间等项目进展情况。

通过甘特图了解到的情况,然后对项目进度进行检查、分析、修正,最后找出偏差产生的原因和解决办法。

2、保持任务分工明确,做好具体事项跟进

管理者在进行项目进度管理过程中最应该避免的是“打无准备之战”,这就需要相关负责人做好任务分工,日历视图就可以很好地解决这一问题。

捷为iMIS-PM的日历视图是一种以时间维度进行管理数据的方式,成员可以通过日历查看每天的日程安排。日历图在项目进度管理中,能让管理者了解每日工作任务保证项目进度,避免出现任务遗忘等问题。

3、精准项目数据分析,实时掌控最新情况

做好项目进度管理不光是为了保证项目在规定时间内完成,还要保证各项预算、各种消耗都在合理范围内,否则以低质量高成本来换取完成时间是没有意义的。

因此对于项目管理者而言,需要从多维度去监控整个项目正常运转,比如人员效能分析,项目资源消耗分析等等。

对于项目进度流程中产生的数据,我们不需要手动收集汇总数据进入Excel进行统计,直接利用捷为iMIS-PM的自动化数据报表就可以完成数据分析和可视化管理。

我们经常争论“亡羊补牢未为晚也“还是“亡羊补牢为时已晚“这个辩题,但是对项目管理者来说,项目进度管理中间出现偏差却未及时纠正和提供解决办法,辩题的答案则是亡羊补牢为时已晚。

每个管理者都希望项目都能以尽可能少的成本和时间、高质量地达成项目目标,希望每个员工都以百米冲刺的速度完成马拉松,但是项目进程管理是个“精细活”,相信通过合适的管理方法以及类似捷为iMIS-PM项目进度管理工具,在下一次项目进程管理中我们都能达到“庖丁解牛”的效果。