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项目管理-跨组织知识管理战略制定的方法与步骤

  • 2018-10-22

  • 捷为科技

由于组织的边界、工作重点、知识结构等因素的限制,因此在战略制定时应从战略的角度评价自身的知识能力,判断什么知识能够使其成功、什么战略能弥补知识缺陷、如何管理才能保持组织的能力领先,找到一种适合于自身的战略。

通常,组织可以通过运用四种基本的知识管理战略来获得并保持竞争优势。这些知识管理战略是:知识创新、知识共享、知识转移、知识保护。运用知识创新战略的组织着重于创新实践,并且致力于在创新群体内创造一种共识,以构造可以用来开发新产品和服务的新知识;运用知识共享战略的组织侧重于在组织内外快速扩散共享知识;运用知识转移战略的组织侧重于在组织内快速扩散知识,以尽可能快地充分利用这些知识或将组织的知识冗余传递到组织外;运用知识保护战略的组织侧重保护知识原来的、积极的状态,并防止其未经授权转移到其他组织。这四种知识管理战略所涉及的知识处理活动有获取、选择、内部化、使用。获取是为了在环境中辨别知识并转移这些知识为组织所用或内部化;选择是为了在组织的知识资源内部辨认知识以供使用;内部化是通过吸收新的知识改变组织的知识本质;使用是为了形成新的知识或是在组织外以一种有用的形式外部化某些知识。组织会侧重于哪些知识处理活动,关键在于组织将选择什么样的知识管理战略。

组织要实现有效的知识管理,必须首先结合组织的总体战略目标,了解市场对知识的需求,了解竞争对手或伙伴的知识状况,分析自己所拥有的知识结构与分析,发现组织存在的知识优势及发展机会,或者是知识劣势与面临的威胁,进而有针对性地制定出正确的跨组织知识管理战略。制定跨组织知识管理战略的方法与步骤如下:

(1)分析实现组织战略目标必须的知识。组织在把握外部环境中的机会并实现自身的战略目标时,必须具备一定的知识,从而构成了组织的知识需求。

(2)定义组织内部有哪些已存在的知识,依据重要程度进行分类。组织的知识可以划分为通用知识、专门知识及核心知识。

(3)对组织不同重要程度的知识采取不同的战略。对于组织已有的知识,利用“波士顿矩阵”,可以把组织的知识分为:问号知识、明星知识、金牛知识和瘦狗知识四类,针对不同的知识状况采用相应的知识战略。

(4)分析组织还差什么知识,即组织知识缺口。

(5)确定弥补组织知识缺口的战略。

(6)确定跨组织知识共享的策略。

西门子公司是德国一家历史悠久的企业,在电器及制造业等方面,西门子公司是许多新产品的代名词。在知识管理的认识和实施方面,西门子公司也走在了前列。公司将其产品业务、系统业务、设施业务、服务业务、方案业务、咨询业务视为业务提升过程,即试图通过对知识的有效管理,来提升企业在各个企业领域的业务价值,实现对传统业务的变革。

01

知识管理的具体目标

西门子公司实施知识管理的目标很明确,即通过一系列知识管理实践,希望在产品上市时间、战略应变能力、成本、客户关系等各个方面获得改善。

(1)缩短产品上市时间-----通过加速知识流和知识整合。

(2)扩大对市场的观察视野,以及早获得战略机遇或危机的信号-----通过感知和获取遍布全球的知识和信息,并对之实现有效的共享和管理。

(3)降低协作成本------通过实现实践社区来管理企业核心能力并加速知识创新。

(4)改善客户忠诚度-----通过建立面向客户的虚拟社区来实现。

(5)加速各种创新实践在组织中的传播-----通过组织知识座谈、知识咖啡馆等方式来实现。

02

知识管理的战略思想

在西门子公司的知识管理实践中,还指出了一条通向成功的知识管理道理----以业务目标为导向,依据一定的知识战略,实施知识管理活动。它强调了一种融合思想,即应将企业业务目标、知识战略以及知识管理实施过程有机融合,知识管理实践应“从企业战略、业务目标中来,到企业战略、业务目标中去”。考察西门子公司的知识管理实践,不难发现,它超越了对于知识管理的传统技术观,认为成功的知识管理系统应是一个“社会一技术”系统,认为知识管理的成功需要设计一个适当的社会一技术系统,包括IT基础设施、知识分类和一些文化因素,如信任、共享、责任和关怀。西门子公司从咨询业务到产品业务的知识密集型业务中建立了许多专家知识库、过程模型和项目经验库,这些都是社会一技术系统的一部分。同时还给出了一个参考实践模型,该模型主要包括四个方面的内容:

(1)知识社区。试图跨组织边界达到“最佳实践网络”,使企业中各个领域的知识能够通过社区交流得到共享,使员工可以对业务的相关主题进行经验交流,充分利用已有的成功经验。

(2)知识集市。如果说知识社区建立了人和人、人和组织以及组织和组织之间的联系,而知识集市则提供了有关知识管理的基础设施,它通过提供知识地图以及企业Ineranet来进行最佳实践传输,保证所有员工能够访问最佳实践资源。

(3)知识环境。知识环境主要是在“软”环境方面对企业知识管理提供支持,即需要在企业战略及价值等方面来推进知识管理在企业的实施,在组织中形成知识交流的气氛和知识共享的文化,使员工能够有效进行“从业务中学”、“分布学习”以及“虚拟团队学习”。

(4)知识管理关键过程。建设知识社区、知识集市以及知识环境的最终目的就是为了有效实现对企业知识过程的管理,使企业在知识共享、知识应用、知识创新等方面上一个新台阶。

03

鼓励知识共享和知识服务

西门子公司认为知识管理不仅是技术问题,同时也在共享文化、综合客户服务,尤其在市场销售中引入知识管理,在一些技术变化非常快的领域,客户需要一种全面的解决方案而不是仅仅关注解决技术性问题。因此,西门子公司的战略通过使命描述、战略目标和定位描述,正式确立了知识及其共享在公司发展中的地位,在全球各地、各行业和各职能部门启动了一百多个知识管理项目,在世界范围尤其是欧美地区产生了广泛的影响。

西门子专门为公司的信息技术与运营知识管理行动注册了一个商标,称为“InKnow Vate”。这是一个复合词,有创新(Innovate)和知识(Knowledge)构成,代表CIO KM成立的几个目标,即计划、动态、组织化创新。通过这些行动,西门子公司也开发了许多知识管理的内容,例如最佳实践、客户知识、竞争动态、产品知识和财务知识等。

在一个企业中进行知识共享有许多困难需要克服,例如,人事问题(缺乏时间和信任)、集体协作(存在着竞争)、结构(较差的IT基础设施)、政治(缺乏开发性)等。西门子公司的最佳共享实践主要通过将人员、激励因素、结构设计、提供知识内容、将经验结构化等有机连接起来,在各部门之间加强交流共享。例如,充分利用互联网开展跨时空的交流。西门子公司不仅进行内部的知识共享,也与一些著名企业合作。公司还成立了最佳实践办公室,在知识管理中发挥着重要的作用。