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优秀项目经理是如何管理项目时间与任务

  • 2020-07-08

一个人的时间是有限的,如何做好时间管理也是很重要的。项目经理能够有效管理自己的时间意味着可以完成更多的重要工作,尤其是每天还会出现一些自己没有预测到的无法避免的突发任务。那么项目经理可以设置任务的最后期限,即使这个最后期限是任意设置的,而对于项目团队成员来说,也需要为自己的任务设置期限,并让他们对自己负责。

对于项目经理来说,高效项目管理的几个要点:

1、明确且达成共识的项目目标。确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

2、精细化的任务分解。要点是每个子任务时间不要超过一周,明确的子任务目标、时间点、交付物。

3、有时间保障且有能力执行的资源分配。有些项目虽然分配了资源,但是不能保障资源的有效投入,这个是项目不能推进的非常重要的原因。

4、每日检查、每周检查项目进展和提交物。根据检查情况调整任务目标、资源、进度,并修改计划。

对于项目团队成员来讲,如果同时有多个项目并行,要学会管理自己的时间。

1、掌握好自己一天的生物钟,什么时间是最有创造性,什么时间最有效率,然后把工作分配好。

2、不要相信你的记忆力,把做完的工作一个一个记下来,如果可能,记下来你当时的考虑。比如同时有两个任务,经常需要切换思路,需要写下来每个任务的要点。

3、思考不同的项目有没有共性,如果有共性,提炼出可复用的部分,独立成可复用模块。

4、工作分优先级,按重要且紧急的、紧急的、重要的、排排序,如何排序根据任务情况自己考虑定,总之,80%的时间应该做重要的事情,20%的时间来做其他或者紧急的事,别本末倒置了。

现在完成一个项目,越来越离不来项目管理工具,而捷为iMIS-PM项目管理软件以自身的优势帮助项目经理和团队实现项目的完成。项目经理和团队成员可以通过捷为iMIS-PM项目管理软件的甘特图把握项目进度,在甘特图中显示项目进度和具体任务清单,对任务进行分类管理,对项目整体进度随时把控。

(捷为iMIS-PM甘特图模块展示)

无论是项目经理还是团队成员,都需要坚持做好日常的工作任务清单,并通过计划来完成你的各项活动。当出现让你分心的情况,尽量通过推迟或授权来保护自己的重点工作,这样能确保自己能够完成当天的任务。当自己能够保持当天工作中的重点任务按时完成,那么就能在有限的时间内,花费更少的时间来完成更多的任务。

最后,需优先考虑花在任务活动上的时间,非常重要且紧急的任务应该始终在任务列表中的第一位,其次是重要并不紧急的任务对项目是至关重要的大工作,也许已推迟,但截止日期尚未到来,但不要推迟到让它们成为紧急的状态,就尽量在截止日期前完成。